best-practise-Vorschlag:
Erstellen Sie auf der obersten Ebene in Ihrem Portal einen Ordner "intern" oder "Bilder", strukturieren den Ordner mittels Unterordner, und laden in diese Ihre Bilder bzw. Dateien hoch - so wissen Sie immer, wo Sie auf Ihre Bilder zugreifen können.
Wie in Erstellen von Ordnern und Seiten beschrieben, wählen Sie aus dem Drop-Down-Menu "zu Ordner hinzufügen" Bild bzw. Datei. Ein Titel muss hierbei nicht zwingend eingegeben werden.
Stellen Sie den obersten Ordner auf "privat", da Sie ja die Bilder auf eine Seite einfügen und der Besucher Ihres Portals nicht das gesamte Bilderverzeichnis sehen soll.

Zu beachten bei Bildern:
Bilder müssen die Endung .jpg oder .gif haben, von den Abmessungen (Pixelgröße) Ihr Portal nicht sprengen (500px in der Breite ist schon groß!) und natürlich ist die Dateigröße sehr wichtig, um bei den Besuchern Ihrer Seite keine langen Ladezeiten zu verursachen!
Ein Bild bis zu einer Größe von ca. 50 kb ist im Rahmen - die Dateigröße wird nach dem Hochladen angezeigt.

Erst nachdem Ihr Bild ins Portal hochgeladen ist, kann es in eine Seite, eine Nachricht oder einen Termin eingefügt werden!

Zu beachten bei Dateien:
Auch Dateien müssen eine entsprechende Endung haben, .pdf oder .doc usw.
Nun können Sie auf einer Seite, die Sie gerade bearbeiten, einen internen Link auf die entsprechende Datei setzen, die der Besucher Ihres Portals dann downloaden oder öffnen kann.
Achten Sie auch hierbei auf die Dateigröße!