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Am 16. November 2006 ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister vom 10. November 2006 (PDF-Datei) in Kraft getreten. Daraus leiten sich im Einklang mit einer Vorgabe der Europäischen Union unscheinbare, aber weit reichende Änderungen anderer Gesetze, unter anderem des Handelsgesetzbuchs, des GmbH-Gesetzes und des Gesetzes für Aktiengesellschaften, ab. In der Konsequenz müssen seit Jahresbeginn Firmen ihre Geschäftsbriefe "gleichviel in welcher Form" mit Angaben aus dem Handelsregister versehen, so wie man das aus den Fußzeilen gedruckter Geschäftsbriefe gewohnt ist. Was in diesem Kontext unter "Geschäftsbrief" zu verstehen ist, lässt sich dank undeutlicher Gesetzestexte kaum abschließend beantworten.

Die Angaben müssen nun in Geschäftsbriefen jedweder Form auftauchen, also auch in E-Mails. Sie müssen deutlich auf dem Geschäftsbrief lesbar sein. Eine Übermittlung wie in Form einer angehängten elektronischen Visitenkarte (V-Card) wird den Anforderungen wohl nicht genügen, da nicht jeder diese Visitenkarten problemlos öffnen kann. Dies ergibt sich unmittelbar aus dem geänderten Wortlaut des Paragraphen 37a im Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1, S. 1 im Aktiengesetz sowie § 35a Abs. 1, S. 1 im GmbH-Gesetz.

Wo und wann sind die Zusatzangaben erforderlich?

Der Paragraph 37a im Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1, S. 1 im Aktiengesetz sowie § 35a Abs. 1, S. 1 im GmbH-Gesetz regeln, dass ein Gewerbetreibender seinem Gegenüber in Geschäftsbriefen bestimmte Mindestinformationen mitzuteilen hat.

Das Gesetz spricht von nach außen gerichteten, geschäftlichen Mitteilungen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden. Unabhängig davon, an wie viele Empfänger das Schreiben gerichtet ist, gelten die Regelungen für Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

Perfiderweise sind hingegen Massen-E-Mails, auch wenn sie zum Abschluss von Geschäften anregen, nicht zwingend als Geschäftsbriefe anzusehen. Da im Übrigen recht unterschiedliche Meinungen über die Anwendbarkeit der neuen Regeln kursieren, kann man Gewerbetreibenden nur empfehlen, die geforderten Pflichtangaben in jedwede E-Mail einzubinden, selbst wenn der Absender dadurch ein sehr bürokratisches Image von sich vermittelt.

Was muss man angeben?

Die erforderlichen Angaben in den Geschäfts-E-Mails richten sich im Wesentlichen nach der Rechtsform des jeweiligen Unternehmens. Auf den folgenden Seiten sind für verschiedene gängige Gesellschaften die jeweils erforderlichen Angaben exemplarisch aufgeführt. In Form und Umfang sind sie für die Verwendung in der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz geeignet und können daher als Vorlage verwendet werden.

Berücksichtigt wurde ebenfalls die bewährte Praxis, E-Mail-Signaturen durch eine ansonsten leere Zeile mit zwei Gedankenstrichen einzuleiten. Das führt dazu, dass manche E-Mail-Clients die nachfolgende Signatur in einem anderen Format darstellen oder gar ausblenden können.

Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag

Für ein Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Name des Unternehmers sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Max Mustermann

Gesellschaft bürgerlichen Rechts ohne Handelsregistereintrag

Für eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR oder BGB-Gesellschaft) ohne Handelsregistereintrag sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Name der Gesellschaft und Name sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname für jeden Gesellschafter

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Max&Moritz GbR
Michael Max, Mathäus Moritz

Einzelkaufmann mit Handelsregistereintrag

Für einen Einzelkaufmann mit Handelsregistereintrag sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau", "e.K.", "eK", "e.Kfm." oder "e.Kfr."
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
(der volle Name des Inhabers muss nicht preisgegeben werden)

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Auto Müller, e.K.
Hauptstr. 1
30159 Hannover
Registergericht: Amtsgericht Hannover, HRB 12345

Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Für die Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG) sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz "oHG" oder "KG"
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Auto Müller oHG
Hauptstr. 1
30159 Hannover
Registergericht: Amtsgericht Hannover, HRB 12345
--

Tritt als Gesellschafter keine natürliche Person auf, sondern eine GmbH oder AG (z. B. GmbH & Co.KG) so sind die oben genannten Angaben um die erforderlichen Angaben dieser Gesellschafter zu ergänzen.

Beispiel:

--
Auto Müller GmbH & Co.KG
Hauptstr. 1
30159 Hannover
Registergericht: Amtsgericht Hannover, HRB 12345
Gesellschafter: Anton Müller

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz "GmbH"
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname jedes Geschäftsführers

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Niet&Nagel GmbH, Zweigstelle Posemuckel
Firmensitz: Hammersteinstr. 99, 49661 Cloppenburg
Registergericht: Amtsgericht Cloppenburg, HRB 999999
Geschäftsführer: Napoleon Niet, Elisabeth Nagel

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) mit Aufsichtsrat

Für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), die einen Auftsichtsrat gebildet hat, sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz "GmbH"
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname jedes Geschäftsführers
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Niet&Nagel GmbH, Zweigstelle Posemuckel,
Firmensitz: Hammersteinstr. 99, 49661 Cloppenburg
Registergericht: Amtsgericht Cloppenburg, HRB 999999
Geschäftsführer: Napoleon Niet, Elisabeth Nagel
Aufsichtsratsvorsitzender: Herrmann T. Hammer

Aktiengesellschaft (AG)

Für die Aktiengesellschaft (AG) sehen die neuen gesetzlichen Regelungen folgende Pflichtangaben in Geschäftsbriefen vor:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz "AG"
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder
Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname des Vorstandsvorsitzenden

Beispiel für die erforderlichen Angaben in einer Geschäfts-E-Mail:

--
Niet&Nagel AG, Zweigstelle Posemuckel,
Firmensitz: Hammersteinstr. 99, 49661 Cloppenburg
Registergericht: Amtsgericht Cloppenburg, HRB 999999
Vorstand: Napoleon Niet, Elisabeth Nagel
Vorstandsvorsitzender: Herrmann T. Hammer

Gefahren bei Unterlassung

Grundsätzlich hat jeder betroffene Kaufmann die Vorgaben zu beachten, die abhängig von der Rechtsform seiner Firma für ihn gelten. Wer die genannten Angaben nicht in seine Geschäfts-E-Mails aufnimmt, setzt sich zweierlei Gefahr aus:

1) Zum Durchsetzen der genannten Formanforderungen kann das Registergericht etwa gegen eine GmbH ein Zwangsgeld von bis zu 5000 Euro festsetzen.

2) Die unzureichende Information von Geschäftspartnern lässt sich als Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht (UWG) auslegen. Abzocker könnten daher die Versender von E-Mail ohne die genannten Angaben mit einer Abmahnung und daran geknüpfter Anwaltsgebühr verunsichern. Zwar sind sich Juristen mehrheitlich einig, dass hierbei kein Verstoß gegen das UWG vorliegt, eine verbindliche Entscheidung steht jedoch noch aus.

Fragen über Fragen (FAQ)

Bin ich auch als Freiberufler von den Neuerungen betroffen?

Freiberufler, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, fallen unter keines der geänderten Gesetze. Für sie gilt aber unverändert Paragraph 15b der Gewerbeordnung: Sie müssen im schriftlichen rechtsgeschäftlichen Verkehr ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen verwenden.

Kann ich den lästigen E-Mail-Ballast in einen eigenen Anhang wie etwa eine V-Card auslagern?

Das ist nicht empfehlenswert, denn laut Vorschrift müssen die Angaben "deutlich lesbar" enthalten sein. Nicht jeder E-Mail-Empfänger wird aber solche Anhänge öffnen können.

Genügt nicht ein Link aufs Impressum der Webseite des E-Mail-Absenders?

Das WWW ist ein ganz anderes Medium als E-Mail, daher ist die Erreichbarkeit dieses Impressums für den E-Mail-Adressaten nicht gewährleistet. Dieser Ausweg erscheint daher nicht aussichtsreich.

Muss ich die Pflichtangaben auch dann in den Mail-Body aufnehmen, wenn der eigentliche Inhalt der Mail in einem PDF-Anhang mit dem üblichen Geschäftsbrief-Layout steckt?

Der Gesetzestext gibt darüber keinen eindeutigen Aufschluss. Es empfiehlt sich aber die Angaben jedweder E-Mail hinzuzufügen, um etwaigen Anfechtungen vorzubeugen.

Gelten die beschriebenen Anforderungen auch für geschäftlich verschickte SMS-Botschaften?

Der Gesetzestext schließt SMS nicht aus. Allerdings dürften mehrzeilige Handelsregisterangaben den Einsatz dieses Mediums ad absurdum führen. Ob etwa Status-SMS von Webmail-Providern dadurch anfechtbar werden, ist derzeit unklar.

Verstößt der Ansatz, vielzeilige Handelsregisterauszüge in eine E-Mail-Signatur zu verpacken, nicht gegen den Inhalt von RFC 1855, dass eine Signatur in der Regel nicht mehr als vier Zeilen umfassen sollte?

Ja. Der Kern dieses RFC ist, dass man die Zustellung von E-Mails nicht durch unnötige Inhalte verteuern oder behindern soll. Dem Gedanken widersprechen die aktuellen Anforderungen, egal ob sie nun im Mail-Body oder in einer Signatur befolgt werden.